Beste Relatie,
De Nieuwe Maas Accountants vindt, mede via onze beroeps en gedragsregels, al jarenlang geheimhouding, betrouwbaarheid en privacy een belangrijk item en we dragen dat dan ook uit. Volgens de nieuwe privacy wetgeving (AVG-GDPR ) moeten we dit nog duidelijker vastleggen en zijn regels wat scherper aangesteld. Geen probleem want ook hier gaan wij aan voldoen.
Wij verwerken persoonsgegevens en onze cliënten moeten, als Verantwoordelijke, een verwerkersovereenkomst met ons, als Verwerker, afsluiten. Anders mogen wij niet meer voor u werken. Voor uw gemak hebben wij dit voor u in orde gemaakt. Binnenkort krijgt u de verwerkersovereenkomst ter ondertekening toegestuurd. Het spreekt voor zich dat we die graag zo snel mogelijk getekend retour willen hebben. De wet gaat immers op 25 mei 2018 in en vergt meer werk dan vooraf ingeschat.
Wij zullen dit doen via een beveiligde ondertekeningservice, Dnma-Sign geheten. Hoe werkt het ?
- Wij sturen u een verzoek ter ondertekening.
- U ontvangt deze e-mail en kunt via een link het document bekijken, eventueel extra velden invullen en vervolgens met één klik ondertekenen;
- Bij de “klik” handtekening ziet u enkel de naam van de ondertekenaar (u zelf), en de datum van ondertekening. Toch is de “klik” handtekening net zo rechtsgeldig als de grafische handtekening indien de identiteit wordt vastgesteld en net zo veilig. Bovendien is het gehele document, net als de omgeving waarin u ondertekent, zeer goed beveiligd.
- Uw voordeel is dat u niet eerst het document hoeft te printen, daarna te ondertekenen en wederom in te scannen en te verzenden. Beide partijen ontvangen een bevestiging van ondertekening via een e-mail en u kunt daarna het ondertekende document downloaden of opslaan in het (digitale) archief.
- Digitaal en rechtsgeldig ondertekenen waar, wanneer en hoe u maar wilt, op elk device, zoals computer, smartphone en tablet. Snel, handig, veilig en geen “gedoe”. De digitale handtekening van elke gebruiker wordt met behulp van geavanceerde digitale handtekeningen technologie versleuteld. Uitgebreide Audit Trails laten zien wie, wanneer en op welke locatie iemand heeft ondertekend. In het getekende PDF-document kan iedereen dit ook eenvoudig zien.
Dit systeem gaan we niet alleen voor de verwerkersovereenkomsten inzetten. We zijn voornemens om ieder document dat getekend moet worden via dit systeem aan te bieden. Natuurlijk voor uw – én ons gemak.
Verder zullen wij in het kader van de nieuwe privacy regels de verzending en ontvangst van documenten per email zoveel mogelijk proberen te beperken. U kunt uw administratie of bepaalde documenten met ons delen als u al een cloud-oplossing heeft. U blijft daarbij de eigenaar van de documenten. Onze voorkeur gaat hierbij uit naar Onedrive van Microsoft, dit om te voorkomen dat wij een grote diversiteit aan systemen moeten onderhouden. Indien u nu al via een bepaald systeem werkt hoeft u niet direct te veranderen. Uiteraard zullen wij hiervoor nog contact met u opnemen.
Als wij documenten van u nodig hebben of naar u willen sturen, zullen we u een link sturen naar onze beveiligde omgeving (via onze locale Filecloud oplossing die we speciaal op onze server hebben laten installeren).
Salarisgegevens kunnen u en uw medewerkers rechtstreeks vanuit onze salarisadministratie downloaden. Voort zover u hier nog niet mee werkt zullen wij binnenkort contact met u opnemen.
Als u over het digitaal ondertekenen meer wilt weten, kijkt u dan eens op onze website: