Hierbij willen wij informeren over de laatste wijziging in de personeelsadministratie namelijk de eerstedagsmelding. Vanaf 4 juli 2006 moeten alle werkgevers hun nieuwe werknemers (die op of na 4 juli beginnen te werken) aanmelden bij de Belastingdienst met de

zogenoemde 'Opgaaf eerstedagsmelding'.  Dit moet u electronisch doen via internet of via (loon)software.

Met de eerstedagsmelding wil de overheid zwartwerken, illegale arbeid en daarmee samenhangende fraude tegengaan. Voor werknemers die al vóór 4 juli 2006 bij u werken, hoeft u geen eerstedagsmelding te doen.

Wanneer melding?
De eerstedagsmelding moet uiterlijk de dag vóór het begin van de werkzaamheden bij de Belastingdienst binnen zijn. Er bestaat één

uitzondering: als u met de werknemer afspreekt dat hij nog dezelfde dag bij u komt werken, dan mag u de werknemer op die dag

aanmelden, maar wel vóór het begin van de werkzaamheden. Wij adviseren u om de opgaaf ruim van te voren te doen.

Voor wie eerstedagsmelding doen?
U moet eerstedagsmelding doen voor alle werknemers die voor de loonbelasting in echte of fictieve dienstbetrekking bij u komen werken. Dus ook bijvoorbeeld voor directeuren-grootaandeelhouders en commissarissen. Als u de dienstbetrekking met een werknemer beëindigt, en dezelfde werknemer gaat later weer voor u  werken dan moet u ook een nieuwe eerstedagsmelding doen.
Werknemers met een zogenoemd nul-urencontract hoeft u alleen aan te melden als zij voor de eerste keer werkzaamheden voor u gaan verrichten. Zolang u hun dienstverband niet beëindigt, hoeft u niet opnieuw een eerstedagsmelding te doen.

Eerstedagsmelding niet nodig
 voor uitzendkrachten die via een uitzendbureau bij u komen werken;
 voor artiesten en beroepssporters die onder de artiesten- of beroepssportersregeling vallen;
 voor personen die van u alleen een pensioen of uitkering ontvangen en die niet bij u werken;
 voor werknemers die u onder een ander subnummer in de aangifte wilt gaan opnemen (bijvoorbeeld van L01 naar L02), zonder dat er sprake is van een nieuwe dienstbetrekking.

Boete
De Belastingdienst kan bij een eventuele controle op de werkplek controleren of u werknemers die op of na 4 juli zijn begonnen met werken, heeft aangemeld. Hebt u dat niet of te laat gedaan, dan moet u mogelijk een (hoge) boete betalen.

Welke gegevens opgeven in de 'Opgaaf eerstedagsmelding'?
Op een eenvoudig elektronisch formulier kunt u de navolgende gegevens invullen:
 uw loonheffingennummer.
 gegevens van de nieuwe werknemer.
 sofi-nummer of personeelsnummer. Het personeelsnummer vult u alleen in
 als de nieuwe werknemer nog geen sofi-nummer van de Belastingdienst heeft ontvangen.
 voorletter(s)
 tussenvoegsel(s)
 achternaam
 geboortedatum
 de datum waarop de werkzaamheden beginnen.

Eerstedagsmelding wijzigen of intrekken
Bevat de eerstedagsmelding fouten, dan kunt u deze corrigeren door het doen van een nieuwe eerstedagsmelding met de juiste gegevens. Was de eerstedagsmelding achteraf gezien niet nodig, dan hoeft u verder niets te doen. Dat kan bijvoorbeeld het geval zijn als een beoogde werknemer uiteindelijk toch niet bij u gaat werken. Beëindigt u het dienstverband van een werknemer, dan hoeft u de eerstedagsmelding niet in te trekken. Het einde van een dienstbetrekking blijkt namelijk uit de aangifte loonheffingen. Gaat dezelfde werknemer later weer voor u werken, dan moet u hem wel opnieuw aanmelden.

Wees op tijd
Zorg ervoor dat u de gegevens van de nieuwe werknemer al ruim voor het begin van de werkzaamheden heeft. Het is ook verstandig om de nieuwe werknemer meteen te vragen naar zijn identiteitsbewijs en de ingevulde loonbelastingverklaring. U beschikt dan op tijd over

alle gegevens die u nodig heeft voor de eerstedagsmelding en voor de loonadministratie.